iTool: Creare presentazioni efficaci

Il nostro ospite Marco Deligios, Founder e CEO della GLOBO srl, società che si occupa di digitalizzazione dell’Amministrazione Pubblica, ha tenuto due incontri su come presentare in modo efficace: dalla creazione delle slides al modo in cui esporle. Ci ha regalato una serie di consigli così riassunti:

PRESENTARE

Le occasioni capitano una volta sola: quando dobbiamo presentare qualcosa, non possiamo dimenticarci nulla. Fare molta attenzione nel preparare l’occorrente.

Prevenire ogni possibile problema: verificare in anticipo acustica dell’aula, visibilità dei caratteri dei testi proiettati e volume del microfono. Avere con sé una borsa con batterie di scorta, cavi e raccordi.

SGUARDO

Niente come il contatto visivo tiene alta l’attenzione: continuare a guardare gli uditori, possibilmente per 3-5 secondi passando lo sguardo da una persona all’altra.

Cercare di imparare a memoria le slides così da non girarsi troppo spesso a guardarle rompendo così il contatto visivo con il pubblico.

VOCE

Se possibile, meglio non usare il microfono così da evitare possibili interferenze, disturbi o scaricamenti di batteria. Se non se ne può fare a meno, sarebbe preferibile il microfono ad archetto rispetto a quello “a gelato” in quanto quest ultimo distrae e causa variazioni involontarie del volume di voce date dai possibili spostamenti della mano.

Durante la presentazione, variare il ritmo, il volume e la tonalità della voce per tenere l’attenzione più alta.

Ripetere “lalalala”, “bebebebe”, “zizizizizi” così come il massaggiare le guance, prima di una presentazione aiuta a sciogliere i muscoli facciali e a “smollare” la lingua. Ciò aiuterà ad essere più fluidi nel parlare.

POSTURA

Muoversi (ovviamente senza interferire con il videoproiettore) davanti alla platea tenendo una postura eretta e, quando fermi, con i piedi ben piantati al pavimento.

Decidere l’informalità o meno della postura a seconda dell’audience e cercare di non dare mai le spalle al pubblico

GESTUALITÀ

Aiuta a sottolineare delle cose o a dare il ritmo a delle parole/frasi. Usare gesti ampi non solo delle mani ma anche delle braccia aiuta ad attirare più l’attenzione, ad enfatizzare un concetto e a coinvolgere i partecipanti.

CRITICITÀ

A volte capita di avere a che fare con rumori esterni, disturbatori o domande provocatorie. Il consiglio generale è di affrontare il problema subito, prima che diventi ingestibile o distolga troppo l’attenzione.

PRESENTARE CON LE SLIDES

Evitare slides con lunghe relazioni: i partecipanti le leggeranno invece di guardare noi e noi perderemo la loro attenzione. Sintetizzare il più possibile il testo distribuendolo anche in più slides.

Considerare, in alternativa, la possibilità di distribuire dispense cartacee, meglio se alla fine della presentazione oppure durante una specifica spiegazione per avvalorare la tesi che si sta mostrando.

SEMPLICITÀ

Scrivere e dire cose semplici perchè sono quelle che si ricordano più facilmente e rimangono più a lungo in mente.

SORPRESA

Inserire frasi sospese o immagini che mantengano vigili, suscitino curiosità e che facciano fantasticare sul cosa possa esserci nella slide successiva.

Creare suspense.

CREDIBILITÀ

Citare frasi, personaggi e/o titoli di libri daranno maggior credibilità a ciò che stiamo dicendo: l’uditore sarà più portato a convincersi della nostra preparazione e competenza sul tema che stiamo trattando.

CONCRETEZZA

Usare nelle slides immagini che possano rafforzare un concetto espresso (es. l’immagine di mattoni affianco alla parola “concretezza” o pinocchio affianco alla parola “storie”)

STORIE

Lo storytelling, ormai si sa, è una tecnica efficace e consolidata per tenere viva o ri-catturare l’attenzione di chi ascolta. Spiegare un concetto con una storia aiuterà, inoltre, a ricordarla più facilmente.

ELENCHI PUNTATI

Regola dell’1-7-7: in 1 slide, inserire massimo 7 righe con 7 parole per riga.

SPAZIO VUOTO- MIRINOSFONDO

Se la slide sembra troppo vuota, non preoccuparsi. Lasciare che sia l’uditore a riempirla con l’immaginazione e, in linea di massima, usare la regola del mirino: suddividere con l’immaginazione la slide in una griglia 3×3… l’immagine che si vuole inserire, non occupi più di 2×2 di spazio.

In alternativa, usare uno sfondo con un immagine che “parli” da sé, senza l’aggiunta di altre scritte o immagini.

COLORI E FONT

In generale, è consigliabile richiamare nel testo uno o più colori presenti nello sfondo o in un’immagine della stessa slide. Vale, ovviamente, il contrario: nella scelta di un’immagine o di uno sfondo, tenere presente il colore del font usato in modo, se possibile, da richiamarlo.

N.B.

Evitare le vecchie clipart e le animazioni del testo o delle immagini.

 

Articolo a cura di Filippo Costantini